Dotacje kontrolowane, czyli jak sprawnie przejść kontrolę projektów unijnych?

Dofinansowanie projektów ze środków unijnych, oprócz oczywistych korzyści dla beneficjenta, niesie ze sobą również szereg obowiązków związanych z zawartą umową. Podmioty, które korzystają z dotacji, powinny liczyć się z tym, że działania związane z ich realizacją będą podlegać kontroli. To, czy dany podmiot postępuje zgodnie z zawartą umową, może zostać skontrolowane na każdym etapie realizacji projektu, a także długo po jej zakończeniu.

Kiedy beneficjenci mogą spodziewać się kontroli ?

Kontrole mogą odbywać się  w trakcie i na zakończenie realizacji współfinansowanego przedsięwzięcia. Co więcej, obowiązuje tak zwany okres trwałości - już po zamknięciu projektu, w którym mogą zdarzyć się kontrole. Zasadą jest przeprowadzenie choć jednej kontroli projektu w czasie jego realizacji – co najmniej na zakończenie. Wizyt zespołów kontrolujących może być jednak więcej. Ponadto, warto pamiętać, że regularne przedkładanie wniosków o płatność i dokumentów finansowych jest obowiązkiem każdego beneficjenta, co wiąże się z tym, że instytucje na bieżąco również monitorują poprawność realizacji projektu poprzez kontrolę tych dokumentów.

Które organy mogą przeprowadzać kontrole?

Kontrole przeprowadzane są przede wszystkim po to, by móc ocenić zgodność działań beneficjenta z zawartą umową oraz skuteczność realizacji projektu. Kontrole mogą być przeprowadzane przez różne instytucje. Najczęściej beneficjenci mają do czynienia z kontrolami Instytucji Wdrażającej albo Instytucji Pośredniczącej – czyli tych podmiotów, które przyznały dofinansowanie i podpisały z beneficjentem umowę o wsparcie. Kontrole może przeprowadzać także Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego w przypadku programów krajowych oraz Urzędy Marszałkowskie w przypadku programów regionalnych).

Poza kontrolami instytucji bezpośrednio zaangażowanych w system wdrażania Funduszy Europejskich, beneficjenci realizujący współfinansowane projekty muszą się liczyć także z możliwością wizyt innych podmiotów. Uprawnione do przeprowadzania kontroli są bowiem m.in.: Urzędy Kontroli Skarbowej, Najwyższa Izba Kontroli, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Komisja Europejska.

Jak wygląda procedura kontroli ?

Na kilka dni przed planowaną wizytą zespołu kontrolującego, beneficjent otrzymuje informację o terminie i zakresie kontroli. Takiego zawiadomienia nie otrzyma, jeśli jest to kontrola doraźna – takie wizyty odbywają się bez zapowiedzi.  Na podstawie otrzymanego zawiadomienia beneficjent powinien przygotować się do kontroli – przede wszystkim sprawdzić dostępność wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, przypomnieć sobie aktualny stan realizacji oraz zapewnić obecność podczas kontroli osób odpowiedzialnych za merytoryczną i finansową część projektu. Kontrolujący jest uprawniony do dostępu do wszystkich miejsc, dokumentów i informacji związanych z realizacją projektu. Może swobodnie poruszać się po terenie kontrolowanej jednostki. Ma prawo wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki, a także tworzenia dokumentacji fotograficznych. Wszystkie zadania powinien jednak oczywiście wykonywać tylko na podstawie przyznanego mu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz zgodnie z przepisami i postanowieniami o ochronie informacji niejawnej i ochronie danych osobowych. Kontrolujący ma prawo sprawdzać przebieg określonych czynności (np. uczestniczyć w szkoleniu, aby sprawdzić czy jest przeprowadzane zgodnie z założeniami), może także żądać od pracowników kontrolowanej jednostki wyjaśnień różnych kwestii, także pisemnych.

Czynności kontrolne mogą trwać krótko, bądź nawet kilka dni – zależy to od zaplanowanego zakresu kontroli. Po ich zakończeniu sporządzana jest informacja pokontrolna, która zawiera wnioski z przeprowadzonej wizyty. Beneficjent może z taką informacją się zgodzić – wówczas ją podpisuje i odsyła do instytucji kontrolującej.  Jeśli natomiast beneficjent ma wątpliwości co do treści informacji pokontrolnej, może wówczas odmówić jej podpisania i skierować pismo ze wskazaniem i uzasadnieniem, z którymi częściami się nie zgadza. Wówczas jednostka kontrolująca ponownie rozpatrzy sprawę.

Informację pokontrolną najczęściej beneficjent otrzymuje w ciągu 21 dni od zakończenia kontroli, a następnie ma 14 dni na jej podpisanie bądź zgłoszenie zastrzeżeń.

Poza informacją pokontrolną beneficjent najczęściej otrzymuje także zalecenia pokontrolne. Pojawiają się one wtedy, kiedy stwierdzono jakieś nieprawidłowości w realizacji projektu. Zawierają one uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień, a także mające na celu zapobieganie wystąpieniu kolejnych uchybień i nieprawidłowości w przyszłości. Zalecenia pokontrolne powinny być przekazane w ciągu 14 dni od dnia otrzymania od beneficjenta podpisanej informacji pokontrolnej lub pisma z odmową jej podpisania.

Beneficjent jest zobowiązany do wdrożenia zaleceń pokontrolnych oraz do pisemnego poinformowania jednostki kontrolującej o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji zaleceń pokontrolnych. Instytucja może także samodzielnie sprawdzić czy zalecenia zostały zastosowane – odbywa się wtedy rekontrola.

Jakie mogą być skutki wykrycia nieprawidłowości w projekcie?

W wyniku przeprowadzonej kontroli może się okazać, że beneficjent nie przestrzegał jakichś przepisów prawa albo zasad wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. W takim przypadku instytucja kontrolująca stwierdza wystąpienie nieprawidłowości.

Wykrycie nieprawidłowości w projekcie powoduje zastosowanie sankcji określonych w przepisach prawa oraz w umowie o dofinansowanie. Najczęściej są one związane z konsekwencjami finansowymi.

Instytucja kontrolująca może nałożyć na projekt tzw. korekty finansowe, co oznacza konieczność zwrotu części dofinansowania. W każdym programie operacyjnym opracowano „taryfikator korekt finansowych”, który określa jaki % wydatków może być objęty korektą w przypadku konkretnych naruszeń. W przypadku poważnych nieprawidłowości, konsekwencją może być nawet rozwiązanie umowy o dofinansowanie i konieczność zwrotu środków.

Czy należy bać się kontroli?

Kontrola projektu kojarzy się z reguły negatywnie. Aczkolwiek jeśli beneficjent prowadzi projekt zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie i przepisami prawa, nie powinien obawiać się wizyty zespołu kontrolującego. Wystarczy przygotować niezbędne dokumenty i zapewnić obecność odpowiedzialnych osób, które w razie czego będą w stanie wyjaśnić wątpliwości kontrolerów. Przeprowadzaną kontrolę najlepiej potraktować jako przydatną dla beneficjenta. Mobilizuje do uporządkowania i usystematyzowania wszystkich dokumentów projektowych i umożliwia przygotowanie do ewentualnej kontroli przez inne instytucje. Sprawdzenie projektu w trakcie jego realizacji, bądź bezpośrednio po zakończeniu, gwarantuje więc ewentualne wykrycie nieprawidłowości (nawet tych powstałych przypadkowo) i naprawienie ich, zanim wywołają negatywne skutki dla naszego projektu i instytucji.

Wskazówki jak przygotować się do kontroli, jakie są jej procedury, zasady i skutki, można uzyskać w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich ( www.funduszeeuropejskie.gov.pl/punkty).