Rozlicz projekt w Programie Kapitał Ludzki

W Programie Kapitał Ludzki zasady rozliczeń projektów znacznie różnią się od rozliczania przedsięwzięć o charakterze inwestycyjnym. Wynika to z tego, że POKL jest jedynym programem finansowanym z Europejskiego Funduszu Społecznego, więc reguły rozliczania są inne niż w przypadku projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Precyzyjne zasady

Najważniejsze zasady, których należy przestrzegać podczas realizacji projektu, zawarte są w umowie o dofinansowanie. Zawiera ona zobowiązania do: zrealizowania zaplanowanych zadań oraz osiągnięcia założonych celów i wskaźników; racjonalnego i efektywnego gospodarowania przyznanymi środkami; stosowania zasady konkurencyjności i innych przepisów prawa; informowania o projekcie i promowania efektów wykorzystania Funduszy Europejskich. Ponadto w umowie o dofinansowanie beneficjent zobowiązuje się do przedkładania wniosku o płatność, którego celem jest sprawozdawanie z realizacji projektu.

Znacznym ułatwieniem w poprawnej realizacji projektu jest także znajomość szczegółowych zasad określonych dla Programu Kapitał Ludzki. System realizacji POKL jest bardzo rozbudowany i zawiera kilkanaście dokumentów precyzujących zasady prowadzenia współfinansowanych projektów. Szczególną uwagę warto zwrócić na Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w POKL oraz na Zasady finansowania POKL. Są to bowiem bardzo przydatne dokumenty -  nie tylko pokazują prawa i obowiązku beneficjenta, ale także je wyjaśniają, interpretują i dają przykłady zastosowania różnych rozwiązań. Można w nich znaleźć choćby kwestie związane z przygotowaniem wniosków o płatność, prowadzeniem ewidencji księgowej projektu, zatrudnianiem pracowników, zasadą konkurencyjności i stosowaniem prawa zamówień publicznych, zasadą proporcjonalności.

Mimo znacznej liczby uregulowań w Programie Kapitał Ludzki, ciągle nie wszystkie kwestie zostały ujęte i dobrze wyjaśnione w dokumentach tworzących system realizacji POKL. Instytucja Zarządzająca, czyli Departament Zarządzania EFS w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju, wydaje więc interpretacje obowiązujących przepisów. Czasem dotyczą one konkretnych zapisów wytycznych, a czasem wyjaśniają sposób postępowania w indywidualnie określonych przypadkach. W razie pojawienia się jakiejś wątpliwości w projekcie, warto więc sięgnąć po takie interpretacje, gdyż jest spora szansa, że inny beneficjent zetknął się już z podobną sytuacją i wystąpił do Instytucji Zarządzającej o odpowiednią interpretację. Problematyczny jest brak zgromadzenia wszystkich tych dokumentów w jednym miejscu. Interpretacji najlepiej szukać na stronach internetowych instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie Programu Kapitał Ludzki w poszczególnych województwach.

Sposób rozliczenia  

W projektach dofinansowanych z POKL dominują zaliczki. Standardowo beneficjenci najpierw otrzymują środki na realizację zadania, a dopiero później je rozliczają. Wszystko odbywa się w ramach wskazanych okresów sprawozdawczych, których długość nie powinna przekraczać trzech miesięcy. Aby otrzymać kolejną transzę zaliczki konieczne jest poprawne rozliczenie 70% dotychczas otrzymanej kwoty.

Głównym narzędziem do rozliczenia projektu jest wniosek o płatność. Przygotowywany jest on w generatorze, który w zależności od programu, może być dostępny w wersji on-line lub w postaci aplikacji do zainstalowania na komputerze. Dostęp do generatora wniosków płatniczych można uzyskać poprzez strony internetowe www.efs.gov.pl oraz strony odpowiednich Instytucji Pośredniczących w poszczególnych województwach.

Sprawozdanie (wniosek o płatność) obejmuje pewien etap projektu i jego celem jest próba uzyskania odpowiedzi na pytania dotyczące projektu: Co zostało w projekcie zrobione? Co zostanie zrobione? Ile środków wydatkowano? Ile środków zostanie wydatkowanych? Co utrudnia realizację? Proces sprawozdawczości (składanie w określonych terminach sprawozdań okresowych czy końcowych w formie tzw. wniosków o płatność) układa się w swoisty „dziennik projektu”. Jednocześnie konstrukcja wniosków o płatność powoduje, że są one przydatne nie tylko dla instytucji, która przyznała projektodawcy dofinansowanie, ale także dla samego projektodawcy.

Wniosek o płatność zawiera: informacje o projekcie, postęp rzeczowy i finansowy w realizacji przedsięwzięcia, ewentualne napotkane problemy w realizacji, plany na kolejny okres rozliczeniowy. Ponadto we wniosku o płatność określone jest, jaką kwotę dotacji rozliczamy w danym okresie oraz – w przypadku wniosków o płatność zaliczkową – o jaką kwotę na kolejny etap realizacji projektu wnioskujemy.

Wnioski o płatność składane są zgodnie z harmonogramem płatności, który projektodawca w porozumieniu z instytucją pośredniczącą (IP) przygotowuje przed podpisaniem umowy, a który jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie realizacji projektu. Harmonogram płatności wskazuje zakładane wartości kolejnych transzy dotacji dla Beneficjenta w poszczególnych okresach rozliczeniowych, jak też okresy ich rozliczenia (okresy sprawozdawcze).

Przygotowując wniosek o płatność należy też pamiętać o tym, aby uwzględniać w nim tylko te wydatki, które zostały wcześniej zatwierdzone. Wpisanie innych, tzw. niekwalifikowanych kosztów, spowoduje konieczność poprawiania wniosku o płatność, a ich sfinansowanie z dotacji nie będzie możliwe. Przedsiębiorcy muszą też brać pod uwagę podatek VAT – jeśli mają prawną możliwość odliczenia tego podatku, nie mogą uznać go za wydatek kwalifikowany we wniosku o płatność.

Załączniki

Standardowym załącznikiem do wniosku o płatność są kopie dokumentów księgowych związanych z realizacją projektu. W projektach POKL ten załącznik jednak nie występuje. Beneficjent załącza tylko zestawienie wszystkich dokumentów.

Dla beneficjentów POKL pojawia się natomiast dodatkowy załącznik – tzw. „szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia”. Wskazuje on na osoby bądź podmioty, które skorzystały z projektu w danym okresie rozliczeniowym. Przykładowo, jeśli beneficjent realizuje cykl szkoleń, to w załączniku tym wskazuje ile osób rozpoczęło udział w szkoleniach, ile zakończyło bądź przerwało, ile powróciło bądź kontynuuje. Zaznacza także podział uczestników projektu ze względu na płeć, wiek, status zawodowy, wykształcenie i inne czynniki. Służy to zarówno monitorowaniu poprawności realizacji projektu, jak i wyliczeniom statystycznym.

Warto także pamiętać, że poza obowiązkami związanymi z wnioskiem o płatność i załącznikami do niego, w projektach POKL istnieje dodatkowo obowiązek wypełniania formularza Podsystemu Monitorowania EFS (tzw. formularz PEFS). PEFS jest systemem przeznaczonym do monitorowania efektów realizacji projektów dofinansowanych z EFS poprzez zbieranie danych od osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem w ramach POKL. Podstawowym celem podsystemu jest spełnienie wszystkich wymogów Komisji Europejskiej. PEFS został stworzony w celu ułatwienia realizacji projektów, wsparcia systemu ewaluacji, monitoringu, kontroli i sprawozdawczości w ramach PO KL. To dlatego jednym z obowiązków projektodawców POKL jest wypełnianie i przesyłanie elektronicznego zestawienia danych o uczestnikach projektu do instytucji, do której składany jest wniosek o płatność.

Uproszczone rozliczanie

Program Kapitał Ludzki przewiduje tzw. uproszczone formy rozliczania niektórych projektów. Przede wszystkim koszty pośrednie w projekcie (czyli takie, które nie są związane z konkretnymi zadaniami, a dotyczą administrowania przedsięwzięciem, np. obsługa księgowa, opłaty administracyjne) mogą być rozliczone ryczałtem. Wówczas nie ma konieczności dokumentowania tych wydatków, przedstawiania dokumentów księgowych czy rachunków bankowych. Beneficjent powinien jedynie wpisać do wniosku o płatność odpowiednio wyliczony procent całości wydatków, który może rozliczyć ryczałtem.

W POKL wprowadzono także możliwość rozliczania ryczałtowego całych projektów, a nie tylko kosztów pośrednich.

Pierwszą z opcji jest rozliczanie na podstawie kwot ryczałtowych (czyli bez konieczności dokumentowania faktycznie poniesionych wydatków). Możliwość ta dotyczy projektów o wartości nieprzekraczającej 100 tys. PLN, z wyłączeniem projektów realizowanych przez państwowe jednostki budżetowe. Beneficjent rozlicza wydatki we wnioskach o płatność przedkładanych zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy, przy czym rozliczenie wydatków następuje po wykonaniu całości zadania objętego kwotą ryczałtową i osiągnięciu zakładanych wskaźników w tym zakresie. Oznacza to, że dowodem poprawności realizacji projektu jest uzyskanie zaplanowanych produktów i rezultatów. Jeśli odpowiednie wskaźniki nie zostaną osiągnięte, rozliczenie danego zadania nie będzie możliwe. Nie jest natomiast konieczne przedstawianie dowodów księgowych.

Drugą możliwością uproszczoną jest stosowanie stawek jednostkowych (czyli kwoty określonej z góry jako koszt danej usługi). Zastosowanie stawek jednostkowych możliwe jest wyłącznie do: szkoleń językowych w zakresie języka angielskiego, francuskiego i niemieckiego realizowanych na terenie całego kraju oraz szkoleń komputerowych prowadzących do uzyskania kompetencji w zakresie Europejskiego Certyfikatu Umiejętności Komputerowych (ECDL), a także do usług kształcenia w sektorze zdrowia. W tym przypadku korzysta się z konkretnie ustalonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w POKL kwot, które dotyczą szkoleń w danym regionie. Występuje także rozróżnienie wysokości stawek w przypadku wsparcia osób w pełni sprawnych i niepełnosprawnych.

Informacje

W rozliczaniu projektu najważniejsze jest postępowanie zgodnie z ustalonymi zasadami. Jakiekolwiek zmiany w projekcie powinny być uzgadniane z instytucją, z którą podpisana została umowę o dofinansowanie – unikniemy wtedy zarzutów, że przedsięwzięcie jest realizowane inaczej niż to zostało zaplanowane. To dlatego tak ważny jest stały kontakt z opiekunem projektu w instytucji.

Pomoc w poprawnym rozliczeniu projektu, opisie dokumentów księgowych, wypełnieniu wniosku o płatność, przygotowaniu się do kontroli, świadczą także konsultanci Centralnego Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich oraz innych punktów w sieci Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Ich dane teleadresowe można znaleźć na stronie internetowe: www.funduszeeuropejskie.gov.pl/punkty