Sukces dofinansowanego projektu? – kiedy go poprawnie rozliczymy

Uzyskanie dotacji z funduszy europejskich stanowi niewątpliwy sukces. Wielu przedsiębiorców otwiera szampana od razu po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Należy jednak być świadomym, że aby świętować sukces projektu, trzeba go najpierw poprawnie zrealizować i rozliczyć. Umowa o dofinansowanie zawiera nie tylko prawa (których jest względnie mało), ale także obowiązki beneficjenta (których jest względnie dużo). Ich spełnienie często wymaga dużo pracy. Jak poradzić sobie z rozliczeniem projektu? Odpowiedzi należy szukać w dokumentach, poradnikach, wreszcie w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich.

Gdzie znaleźć zasady realizacji projektu?

Najważniejsze zasady, których należy przestrzegać podczas realizacji projektu, zawarte są w umowie o dofinansowanie. Zawiera ona zobowiązania do: zrealizowania zaplanowanych zadań oraz osiągnięcia założonych celów i wskaźników; racjonalnego i efektywnego gospodarowania przyznanymi środkami; stosowania zasady konkurencyjności i innych przepisów prawa; informowania o projekcie i promowania efektów wykorzystania Funduszy Europejskich. Ponadto w umowie o dofinansowanie beneficjent zobowiązuje się do przedkładania wniosku o płatność, którego celem jest sprawozdawanie z realizacji projektu.

Niewywiązywanie się z obowiązków sprawozdawczych bądź nieprzestrzeganie innych zasad określonych w umowie o dofinansowanie, może skutkować brakiem refundacji części poniesionych wydatków, a nawet rozwiązaniem umowy i koniecznością zwrotu środków finansowych.

Należy także pamiętać, że umowa o dofinansowanie zawiera liczne odwołania do innych dokumentów i aktów prawa polskiego bądź europejskiego. Beneficjent realizujący projekt jest zobowiązany do przestrzegania także tych przepisów. W związku z tym przydaje się znajomość zasad wdrażania środków z Funduszy Europejskich, udzielania zamówień publicznych, ochrony danych osobowych. Ważne jest także przestrzeganie reguł obowiązujących w księgowości i rachunkowości.

Co zrobić, aby otrzymać przelew środków?

Projekt, który otrzymał wsparcie, podzielony został już we wniosku o dofinansowanie na etapy stanowiące całość po kątem zadań do zrealizowania i wydatków do poniesienia. Realizując projekt, należy przestrzegać ustalonych etapów – zobowiązuje do tego harmonogram rzeczowo – finansowy realizacji projektu sporządzony na podstawie wniosku o dofinansowanie. Na każdy etap można uzyskać kolejną transzę dofinansowania – oczywiście pod warunkiem, że poprzedni etap został poprawnie zrealizowany i rozliczony. Dotacje można otrzymać przed poniesieniem wydatków (zaliczka), albo dopiero jako zwrot już wydatkowanych środków (refundacja).

Jeśli beneficjent decyduje się na realizację projektu z wykorzystaniem zaliczek, powinien pamiętać o wystąpieniu z wnioskiem o płatność zaliczkową jeszcze przed rozpoczęciem danego etapu (okresu rozliczeniowego). Ponadto musi zobowiązać się do wydania konkretnej ilości środków w określonym terminie. Opóźnienia w wydatkowaniu transzy powodują brak możliwości wystąpienia o kolejną zaliczkę. Po każdym etapie należy złożyć wniosek o płatność rozliczający poniesione wydatki oraz zawnioskować o kolejną transzą dotacji.

W przypadku płatności na zasadzie refundacji, wniosek o płatność zaliczkową składany jest dopiero po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego (etapu). Zawiera on wszystkie wydatki poniesione w danym okresie. Po ich zatwierdzeniu beneficjent otrzymuje zwrot poniesionych kosztów w proporcji ustalonej w umowie o dofinansowanie.

Czy wszystkie wydatki zostaną rozliczone?

Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi w trakcie realizacji projektu, będą kwalifikować się do współfinansowania. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest w trakcie realizacji projektu, kiedy beneficjent przedkłada kolejne wnioski o płatność. Wówczas sprawdzeniu podlegają przede wszystkim: poniesienie wydatku w ramach współfinansowanego projektu, poniesienie wydatku zgodnie z ustalonymi kryteriami, zgodność przedkładanych do refundacji wydatków z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie projektu, zgodność z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu, efektywność poniesionego wydatku, sposób udokumentowania wydatków.

Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu księgowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumentację finansową – to na jej podstawie rozliczane są wnioski o płatność. Podstawą są faktury i inne równorzędne dokumenty (np. rachunki, umowy, listy płac), które potwierdzają poniesione wydatki. Dokumenty te powinny być odpowiednio opisane, a ich kopie dołączone do wniosku o płatność.

Jak przygotować wniosek o płatność?

Głównym narzędziem do rozliczenia projektu jest wniosek o płatność. Przygotowywany jest on w generatorze, który w zależności od programu, może być dostępny w wersji on-line lub w postaci aplikacji do zainstalowania na komputerze. Dostęp do generatora wniosków płatniczych można uzyskać poprzez strony internetowe poszczególnych programów.

Wniosek o płatność zawiera: informacje o projekcie, postęp rzeczowy i finansowy w realizacji przedsięwzięcia, ewentualne napotkane problemy w realizacji, plany na kolejny okres rozliczeniowy. Ponadto we wniosku o płatność określone jest, jaką kwotę dotacji rozliczamy w danym okresie bądź – w przypadku wniosków o płatność zaliczkową – o jaką kwotę na kolejny etap realizacji projektu wnioskujemy.

Czy zawsze należy postępować podobnie?

Przystępując do rozliczania projektu należy dokładnie zapoznać się z obowiązującymi regułami, terminami, dokumentami, które trzeba przygotowywać. Co niezwykle istotne, szczegółowe zasady dokonywania rozliczeń różnią się w zależności od programu finansowanego z funduszy europejskich, w ramach którego realizowane jest przedsięwzięcie. Terminy składania wniosków o płatność, wartości środków niezbędnych do rozliczenia, aby otrzymać kolejną transzę dotacji, sposób przygotowania dokumentów do rozliczenia, inaczej wyglądają w Programie Kapitał Ludzki, inaczej w Programie Innowacyjna Gospodarka, a inaczej w programach regionalnych. Przykładowo w Programie Kapitał Ludzki, aby otrzymać kolejną transzę zaliczki wystarczy rozliczenie 70% poprzedniej kwoty, a w programie regionalnym województwa mazowieckiego będzie to możliwe dopiero po rozliczeniu 100% ostatnio uzyskanej transzy.

W Programie Kapitał Ludzki zasady rozliczeń projektów znacznie różnią się od rozliczania przedsięwzięć o charakterze inwestycyjnym. Wynika to z tego, że POKL jest jedynym programem finansowanym z Europejskiego Funduszu Społecznego, więc reguły rozliczania są inne niż w przypadku projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Recepta na poprawną realizację projektu?

W rozliczaniu projektu najważniejsze jest postępowanie zgodnie z ustalonymi zasadami. Jakiekolwiek zmiany w projekcie powinny być uzgadniane z instytucją, z którą podpisana została umowę o dofinansowanie – unikniemy wtedy zarzutów, że przedsięwzięcie jest realizowane inaczej niż to zostało zaplanowane. To dlatego tak ważny jest stały kontakt z opiekunem projektu w instytucji.

Pomoc w poprawnym rozliczeniu projektu, opisie dokumentów księgowych, wypełnieniu wniosku o płatność, przygotowaniu się do kontroli, świadczą także konsultanci Centralnego Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich oraz innych punktów w sieci Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Ich dane teleadresowe można znaleźć na stronie internetowe: www.funduszeeuropejskie.gov.pl/punkty.